Je lis régulièrement dans des discussions sur les médias sociaux « j’ai demandé à mon ancien employeur une lettre de références et il a refusé ». Une personne bien attentionnée répond souvent : « il est obligé de te donner une lettre de références, appelle les Normes ! ». Aussi simple que ça ? Non.

Tentons de démêler cette situation qui intervient entre 3 parties : l’employé, l’ex-employeur et le futur employeur. Tous ont des obligations et des réserves à avoir. Il y a des situations qui arrangeraient les uns, des situations qui arrangeraient les autres, alors comment s’en sortir sans faire de faux pas ?

Le point central de ce trio est évidemment la personne en transition entre un emploi et un autre. C’est elle qui autorisera ou non les deux autres parties à communiquer ensemble.

Une lettre de références ou une attestation d’emploi ?

Reprenons la discussion de nos deux protagonistes sur les réseaux sociaux. Parlaient-ils tous les deux de la même chose? La réponse est non. Un parlait d’une lettre de références et l’autre d’une attestation d’emploi ou « un certificat de travail ». L’amalgame est fréquent. Mais alors quelle est la différence?

L’article 84 de la Loi sur les Normes du Travail dit ceci : « À l’expiration du contrat de travail, un salarié peut exiger que son employeur lui délivre un certificat de travail faisant état exclusivement de la nature et de la durée de son emploi, du début et de la fin de l’exercice de ses fonctions ainsi que du nom et de l’adresse de l’employeur. Le certificat ne peut faire état de la qualité du travail ou de la conduite du salarié ».

Autrement dit, un certificat de travail est une lettre attestant que la personne a occupé tel ou tel poste, de telle date à telle date dans telle compagnie. Cette attestation est donc un document qu’un employeur est tenu de produire à toute personne qui travaille ou a travaillé pour lui.

À l’inverse, une lettre de références fait état de la qualité du travail ou de la conduite du salarié. En plus de reprendre des informations d’une attestation d’emploi, une lettre de références mentionne des qualités professionnelles et personnelles de l’employé. En rédigeant une telle lettre, la personne qui la produit recommande donc le candidat à un futur employeur. Est-ce une obligation pour un employeur de produire une lettre de références ? Non mais nous y reviendrons en détail plus tard.

Détaillons la situation selon l’angle de chacune des parties.

Du côté de l’employé

Vous avez décidé de quitter votre emploi. Si vous n’êtes pas encore parti de l’entreprise vous pouvez, dans un premier temps, vérifier ce que dit la politique interne de l’employeur en la matière, s’il y en a une. Certaines entreprises encadrent la pratique pour éviter différents problèmes. Si vous êtes rencontré pour une entrevue de départ, cela peut être un très bon moment pour demander une lettre de références ou une attestation d’emploi. Profitez-en pour signer le formulaire qui atteste que vous donnez l’autorisation à l’employeur de répondre à des références à votre sujet. S’il n’y a pas de formulaire préétabli et que vous souhaitez que l’employeur donne des références vous concernant, rien ne vous empêche de laisser un écrit signé en ce sens. Si vous ne signez pas une telle autorisation, l’employeur ne serait pas en droit de renseigner qui que ce soit sur vos qualités professionnelles et personnelles s’il n’a pas la preuve que le preneur de références a une autorisation de votre part pour le contacter. L’ancien employeur devrait alors se contenter d’attester que vous avez occupé un emploi chez lui en précisant la période.

Donc vous l’avez compris, vous devriez également autoriser, de façon écrite, toute personne qui souhaiterait prendre des références vous concernant. De ce fait, lorsque vous allez en entrevue quelque part et que la personne souhaiterait prendre des références auprès de vos anciens employeurs, vous devriez signer une autorisation en ce sens.

Si vous perdez votre emploi, demandez également une lettre de références. Vous avez l’obligation de mitiger vos dommages, de tout faire pour retrouver un emploi dans les meilleurs délais. La lettre de références sera donc d’une aide précieuse. Mais il faut bien l’avouer, les recruteurs préfèrent parler de vive voix avec un ancien collaborateur du candidat plutôt que de se contenter d’une lettre de références.

Du côté de l’ancien employeur

Un employeur peut encadrer la pratique du référencement dans son organisation. Pourquoi ? Pour éviter des litiges potentiels dus à des discours différents selon qui a donné les références. La politique pourrait donc prévoir qui, dans votre entreprise, est légitimé pour donner des références sur un ancien employé. Elle pourrait également prévoir quoi faire si une personne appelle un gestionnaire pour prendre des références sur un ancien employé. Comme nous le mentionnions plus haut, vous pouvez profiter de l’éventuelle entrevue de départ pour clarifier avec la personne qui quitte votre organisation si elle vous autorise, ou non, à donner des références à votre sujet. Si vous ne le faites pas à cette étape, vous devrez vous assurer de demander à toute personne qui vous interrogerait dans le futur sur cet ancien employé si elle est en mesure de vous prouver qu’elle a une autorisation signée.

Vous êtes tenu, selon l’article 84 de la Loi sur les Normes, de fournir un certificat de travail (ou attestation d’emploi) à tout employé ou tout ancien employé qui vous en ferait la demande.

Qu’en est-il de la lettre de références? Si vous en fournissez une, vous devez y indiquer des qualités que vous avez reconnues à l’employé. Vous devez savoir que vous êtes liés à ce que vous écrivez dans une lettre de références. Vous devrez donc ensuite vous en tenir à ce que vous avez écrit. En d’autres termes, vous ne pouvez pas louanger une personne sur une lettre de références et dire l’inverse si l’on vous appelle ensuite. Pourquoi ? Parce que votre ancien employé pourrait se retourner contre vous. Et si vous ne vouliez pas fournir une lettre de références ? La jurisprudence pourrait se résumer ainsi : vous devez avoir une bonne raison de justifier votre refus. Votre refus doit être motivé et de bonne foi. Alors à moins d’avoir congédié une personne pour faute ou avoir une raison valable, vous devriez fournir une lettre de références. Vous devez agir de bonne foi pour éviter des recours qui pourraient vous coûter plus cher (dommages-intérêts) que l’effort de rédiger une lettre.

Et du côté du futur employeur ?

Vous venez de rencontrer un candidat et souhaitez en savoir davantage à son sujet. Vous devez vous assurer que cette personne vous signe une autorisation avant de procéder à la prise de références. Demander à un ancien employeur son avis sur votre candidat doit également être fait de bonne foi et donc être justifié. Vous devez réellement avoir un poste à combler et devez vous en tenir à des questions d’ordre professionnelles. Vous ne pouvez pas poser de questions de nature personnelles (l’employé s’est-il absenté pour cause de maladie? Demande-t-il des journées pour s’occuper de ses enfants ? etc.).

Vous l’avez compris, la lettre de références a des répercussions à long terme et la prise de références est un processus en soi, loin de la simple lettre administrative qu’est l’attestation d’emploi.