Comment rédiger une politique de prévention en matière de harcèlement ?

Avez-vous VRAIMENT pensé à votre politique ou avez-vous fait un copier-coller d’une politique trouvée sur Internet ou provenant d’une autre compagnie?

Votre entreprise a peut-être une politique de prévention en matière de harcèlement. Peut-être pas. Si vous en avez une, elle est à jour, ou pas. Dans tous les cas, il sera important lorsque vous l’écrirez ou que vous la mettrez à jour, d’éviter les copier-coller sans vous poser certaines questions. Une politique reflète un engagement. Sur un sujet aussi grave que le harcèlement, vous comprenez qu’il est primordial que l’engagement soit clair et réfléchi puisqu’advenant qu’une situation survienne, vous aurez les moyens d’agir avec une rapidité qui pourra faire une différence. Cet article a pour but de vous aiguiller sur ce qu’il devrait se trouver dans une telle politique et pourquoi.

Le début, la loi.

Tout d’abord, prenons le temps de rappeler qu’en 2004, au Québec, une disposition était ajoutée à la Loi sur les Normes du Travail (art.81.18) afin que les employeurs (hormis les employeurs de juridiction fédérale) prennent les moyens nécessaires pour prévenir et faire cesser le harcèlement psychologique. L’article 81.18 énonce la définition de ce qu’est le harcèlement psychologique et ce terme de « harcèlement psychologique » englobe toutes formes de harcèlement, dont le harcèlement sexuel. Cela risque de changer bientôt et vous aurez certainement à adapter votre politique.

Votre contexte

Lorsque je mentionne que vous devez éviter les « copier-coller » d’une politique qui a été faite dans une autre entreprise, il s’agit simplement de faire ressortir le point suivant : vous n’avez pas le même contexte et peut-être pas les mêmes ressources financières pour agir. Il est donc possible de prendre exemple mais de se questionner sur chaque point pour savoir comment, à l’intérieur de votre entreprise, cela sera applicable et comment vous pourriez mettre à exécution le tout si vous deviez intervenir. Pensez-y, on prend une assurance incendie, etc.  avant un sinistre ou un accident, pas après. C’est la même chose.

Les ingrédients d’une politique de prévention en matière de harcèlement

Une politique se divise en plusieurs paragraphes :

• Énoncez les objectifs de la politique, quelques exemples :
  • Prévenir et faire cesser une situation de harcèlement psychologique mais aussi toute situation de violence ou d’incivilité dans le lieu de travail;
  • Rappeler que la prévention est la responsabilité de tous et donc qu’un objectif de la politique est d’amener les personnes visées par la politique à développer une responsabilité individuelle et collective et encourager ces personnes à signaler toutes formes de harcèlement ou de violence;
  • Informer les personnes victimes de harcèlement ou de violence sur les mécanismes de résolution des plaintes mis en place par l’entreprise;

À qui s’adresse la politique ?

Cette politique devrait s’adresser à l’ensemble des employés de l’entreprise qu’ils soient cadres ou non, syndiqués ou non. Mais elle devrait également inclure les personnes avec qui vos employés ont des interactions, donc : clients, fournisseurs, etc.

Inclure une définition de ce qu’est le harcèlement au sens de l’article 81.18 de la Loi sur les Normes du travail

« Une conduite vexatoire se manifestant soit par des comportements, des paroles, des actes ou des gestes répétés, qui sont hostiles ou non désirés, laquelle porte atteinte à la dignité ou à l’intégrité psychologique ou physique du salarié qui entraîne, pour celui-ci, un milieu de travail néfaste.

Une seule conduite grave peut aussi constituer du harcèlement psychologique si elle porte atteinte et produit un effet nocif continu pour le salarié ».

Nous l’avons mentionné plus haut, cette définition inclut le harcèlement sexuel. Considérant les événements qui ont eu lieu dans les derniers mois, je le mentionnais plus haut, une définition propre au harcèlement sexuel devrait voir le jour et être intégrée à la Loi sur les Normes, c’est à suivre.

En attendant, vous pourriez également préciser clairement que cette politique de prévention inclut le harcèlement sexuel mais aussi toute forme de discrimination et d’incivilité.

Mais voilà, certaines plaintes reprochent des situations qui ne sont pas du harcèlement. Votre politique pourrait donc également inclure ce qui ne constitue pas du harcèlement, comme par exemple : l’exercice normal (sans abus ni discrimination) du droit de gestion, le stress inhérent à une fonction, un conflit entre deux employés, etc.

Les rôles et responsabilités de chacun

C’est le moment dans votre politique où l’engagement que vous prenez se concrétise. L’employeur énonce les responsabilités qu’il assumera comme par exemple :

• En s’engageant à être le gardien de la politique, de la véhiculer et de la faire respecter;
• En établissant un mécanisme de dépôt d’une plainte et de gestion de cette plainte;
• En faisant cesser toutes situations qui sera portée à sa connaissance;
• En soutenant les gestionnaires dans la gestion de ces situations lorsque des mesures devront être prises;
• Etc.

Donc, vous devrez établir ainsi les responsabilités de chaque groupe dans votre entreprise y compris [i]aux employés qui pourraient se voir attribuer les responsabilités suivantes:

• Dénoncer une situation dont ils ont été témoins;
• S’engager à conserver des communications orales et écrites de manière respectueuse;
• Etc.

Le mécanisme de plainte

Vous devrez décrire comment un employé devra s’y prendre s’il se pense victime de harcèlement et souhaite déposer une plainte. Mettrez-vous en place un formulaire de plainte ? Qui sera la personne qui sera désignée pour recevoir cette plainte? Cette personne est-elle jugée compétente dans le domaine ou devrez-vous prévoir une formation? Rappelons que la recevabilité d’une plainte est une étape délicate.

C’est à cette étape que le « copier-coller » d’une autre politique est dangereux. Il faudra que vous déterminiez, selon les ressources humaines et financières de votre entreprise, ce que vous serez en mesure de mettre en place.

Vous devriez prévoir dans votre politique 2 processus de résolution d’une plainte :

• Un processus informel, qui prévoirait par exemple de régler la situation avec une médiation, c’est-à-dire une rencontre avec la personne mise en cause, la personne plaignante et une personne compétente pour mener la discussion (médiateur, conseiller(ère) en ressources humaines).
• Un processus formel qui prévoit qu’une enquête pourrait être menée par une personne compétente en la matière. Cette personne peut appartenir à l’entreprise ou être une personne externe. La décision se ferait en fonction de la compétence disponible à l’interne, selon les personnes impliquées dans la plainte ou encore selon le sujet. Il est important que ce processus soit impartial et donc que les parties impliquées aient confiance dans le processus et lui accorde de la crédibilité.

Si votre entreprise est syndiquée il faudra évidemment intégrer les mécanismes déjà prévus dans la convention collective et le mentionner dans la politique.

Et l’après ?

La politique doit également prévoir les conséquences d’une plainte:

• Quelles seraient les conséquences si une enquête démontrait que les allégations répondent effectivement à la définition de harcèlement;
• Quelles seraient les mesures possibles si, même si la situation n’a pas été qualifiée de harcèlement mais que des comportements ont tout de même été jugés répréhensibles;
• Que la plainte est jugée frivole c’est-à-dire que les accusations sont mensongères et ont été faites dans le but de nuire. Il pourrait être mentionné que la personne risquerait des mesures sévères pouvant aller jusqu’au congédiement ;
• Etc.

Et enfin, n’oubliez pas de réviser votre politique. Une mise à jour, ce n’est pas seulement la relire annuellement et changer la date (oui oui, je vous assure ! D’ailleurs beaucoup ne la lise pour la première fois que quand il est question de s’en servir). Une mise à jour signifie qu’une fois par année, vous vous assurez d’intégrer les changements qui auraient pu avoir lieu dans votre entreprise et que ceux-ci sont reflétés (l’arrivée d’un syndicat, un département de ressources humaines alors qu’il n’y en avait pas, les rôles et responsabilités préalablement distribués sont cohérents avec la réalité, etc.).

[i] L’emploi du masculin dans le texte désigne à la fois les hommes et les femmes et n’a pour unique but que celui d’alléger le texte.