TIERS NEUTRE POUR GÉRER LES PLAINTES D’HARCÈLEMENT DANS VOTRE ORGANISATION

 

Ce que doit prévoir une politique de prévention du harcèlement

Toutes les organisations doivent avoir une politique en matière de prévention du harcèlement et de la violence (depuis le 1er janvier 2019 pour les entreprises de juridiction provinciale et depuis le 1er janvier 2021 pour celles de juridiction fédérale). Toutes les organisations. Oui, même si vous n’avez que deux employés.

Dans cette politique il doit notamment être prévu une personne ressource, responsable de la politique et qui serait donc, pour vos employés, la personne à qui ils doivent s’adresser s’ils souhaitent dénoncer une situation ou déposer une plainte d’harcèlement ou de violence.

Cette politique devrait également prévoir un mécanisme en cas de plainte en matière de harcèlement. Bien entendu, la personne pourrait se tourner vers la CNESST et adresser sa plainte. Mais une des obligations de l’employeur, dès lors qu’il a connaissance d’une situation, est de la faire cesser . Il devrait également proposer un mécanisme informel de résolution du conflit (une médiation, par exemple).

Les défis de la personne responsable de la politique à l’interne

Ce rôle est loin d’être simple pour la personne qui en a la charge à l’interne.

– Le premier défi:

L’impartialité ! Souvent, le rôle de personne ressource identifiée dans la politique revient à un(e) directeur (trice) des ressources humaines. Mais selon la taille de l’organisation, et le nombre de personnes dans le département des ressources humaines, son rôle au quotidien comporte plusieurs chapeaux  (notamment l’aspect disciplinaire ou l’aspect de conseils aux gestionnaires) qui font que, dans certains cas, les employés ne reconnaissent pas, ou doutent fortement, de l’impartialité du processus. Il n’est pas si facile de « changer de chapeau » sur commande en étant totalement impartial et sans altérer une relation par la suite.  La taille de l’organisation en elle-même peut aussi compromettre l’impartialité. Si l’entreprise est petite, il m’est souvent dit: « on se connait tous! ». En bref, l’impartialité n’est pas chose facile mais elle est pourtant primordiale !

– Le deuxième défi:

La confidentialité ! Une plainte doit demeurer confidentielle. La personne qui gère la plainte devrait avoir la latitude nécessaire et personne ne devrait tenter de lui demander des informations au sujet de la plainte si la personne n’a aucun rôle à jouer dans la gestion ou le règlement de la plainte. Même lorsqu’un département RH existe dans l’organisation, la personne responsable de traiter la plainte devrait avoir « une muraille de Chine » autour d’elle pour qu’elle soit en mesure de gérer la plainte en toute confidentialité.

– Le troisième défi :

La compétence ! Heureusement (ou normalement !) les plaintes de harcèlement ne sont pas nombreuses dans une entreprise. Alors il est fort possible que la personne responsable à l’interne n’ait pas développé une expertise ou même une connaissance suffisante des meilleures pratiques pour gérer la situation. Il arrive alors que le dossier n’ait pas été géré avec diligence ou avec impartialité. Et ce n’est pas une question de négligence mais lorsqu’une situation survient rarement, il est plus difficile de développer de bons réflexes.

Et il y en a d’autres…

Que doit faire la personne responsable lorsqu’une plainte est déposée ?

Elle doit agir avec diligence et impartialité. Elle doit, dans un premier temps, se prononcer sur la recevabilité de la plainte. À ce stade, il n’est pas encore question de procéder à une enquête et de conclure si la plainte est fondée ou non, mais de déterminer si les allégations , si elles s’avéraient être vraies, pourraient répondre aux critères de la définition de harcèlement et nécessitent donc qu’une enquête soit menée.

Si la plainte s’avère non recevable, la problématique entre la personne plaignante et la personne qui a été mise en cause ne sera pas réglée pour autant. Il faudra envisager des actions pour la régler. Voir l’article déjà rédigé sur le sujet.

Quel est le processus prévu dans votre organisation ?

Qu’en est-il de cela dans votre organisation ? Qui serait la personne désignée pour recevoir une plainte de harcèlement ? Cette personne est-elle formée et a-t-elle les connaissances suffisantes pour gérer une plainte ? Sera-t-elle confortable de gérer une plainte ? Lui est-il reconnu l’impartialité primordiale pour mener un tel processus ?  Pourra-t-elle continuer son rôle sans compromettre sa relation future avec les gestionnaires ou les employés ?

Ou peut-être n’avez-vous tout simplement pas de personne dédiée pour gérer les ressources humaines. Vos employés n’ont alors aucune autre alternative pour régler la situation que de se tourner vers la CNESST. Mais dans tous les cas, cela reste un de leur droit absolu.

Autre obligation pour les parties, considérer un moyen alternatif de règlement du différend (la médiation, par exemple).

Dans toutes ces obligations et situations où l’impartialité et la confidentialité jouent des rôles cruciaux, nous pourrions assurément être une ressource de choix pour vous accompagner dans ce processus en étant la personne ressource pour accueillir les plaintes de vos employés.

Nous pourrions :

  • Être la personne désignée pour recevoir les plaintes de votre organisation ;
  • Garantir la plus grande confidentialité et impartialité à votre processus ;
  • Entendre les personnes plaignantes ;
  • Analyser la recevabilité des plaintes ;
  • Suggérer des solutions ;
    • Assurer pour vous la sélection d’un(e) médiateur (rice);
    • Vous proposer le choix d’enquêteurs pour traiter les plaintes et assurer les suivis;
    • Vous recommander des améliorations pour éviter des situations similaires.
  • Etc.