POLITIQUES ET PROCÉDURES

Outils RH

Une entreprise ne devrait pas attendre d’avoir un service dédié aux ressources humaines pour structurer ses ressources humaines ! Même les plus petites organisations devraient s’assurer de se doter de politiques qui encadrent les congés, les évaluations de rendement, les heures supplémentaires, etc. Même chose pour les procédures !

Avoir des politiques et des procédures claires est un gage d’équité et un désir de transparence qui seront appréciés de vos employé(e)s. Mais c’est également un moyen de prévention pour gérer les possibles malentendus, abus, etc. et donc éviter les problèmes.

Pourquoi mettre en place des politiques ?

Une politique fait état des règles que vos employés devront respecter. Chaque aspect est traité dans une politique qui lui sera propre, par exemple : politique sur les congés, politique sur les horaires de travail ou encore une politique de prévention en matière de harcèlement au travail.

Une politique fixe les attentes, énonce ce qui est attendu et ce qui doit être respecté dans l’entreprise.

Expertise H2H

Une politique doit respecter des critères précis et est propre à chaque organisation.

Une politique ne peut aller à l’encontre des lois (Loi sur les Normes du Travail ou Code Canadien du Travail par exemple). Une politique ne peut pas non plus aller à l’encontre des dispositions prévues dans la Convention collective si votre entreprise est syndiquée. En cas de litige, la politique sera scrutée, il est donc primordial qu’elle soit rédigée de la bonne façon !

Nous pouvons établir avec vous vos besoins en termes de politiques et quels seraient les critères essentiels à couvrir selon votre spécificité et bien entendu, les rédiger pour vous.

Aussi, ne pas imposer le respect des politiques et procédures équivaut à ne pas en avoir. Comment fait-on vivre des politiques et des procédures ? En les rendant facilement accessibles tout d’abord (intranet, dossier partagé sur un serveur, documents disponibles dans la cafétéria, etc) et en s’assurant que les personnes qui ont autorité (gestionnaires, personnel des ressources humaines, etc) maitrisent ces politiques et les fassent respecter au quotidien en faisant des rappels lorsque nécessaire. Former les gestionnaires sur les différentes politiques et procédures est un des moyens de prévention des conflits.

Enfin, des politiques et des procédures évoluent dans le temps. Assurez-vous que vos politiques sont toujours en lien avec la mission, la vision et les objectifs de votre organisation. La mise à jour devrait être faite 1 à 2 fois par an.

Pourquoi mettre en place des procédures ?

Une procédure découle d’une politique et indique comment vos employés doivent accomplir telle ou telle chose. Par exemple, quel sera le processus pour déposer ou traiter une plainte de harcèlement ou encore quelles étapes devront suivre vos employés pour faire leur demande de congé, etc.

Les procédures permettent une uniformité dans les façons de faire. Cette uniformité permet une équité, un respect des délais, un juste partage des responsabilités, etc.

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Manuel de l’employé

Le manuel de l’employé est un excellent outil à remettre à un nouveau collaborateur. Ce manuel est constitué de tout ce que devrait savoir un nouvel employé et pourrait inclure l’ensemble des politiques et procédures de l’entreprise ou reprendre les plus importantes en indiquant où trouver l’intégralité des politiques et procédures, des informations sur l’entreprise (mission, vision) et expliquer les valeurs de l’organisation. Il pourrait également contenir de l’information sur la structure de rémunération au sein de la compagnie (classification des emplois, échelles salariales, etc.). Bref, un outil qui met à jour l’équité et la transparence au sein de votre entreprise !

Tableaux de bords

Lorsque les décisions touchent la main-d’œuvre, les avis sont souvent hésitants ou approximatifs, incertains ou encore biaisés. Pourtant, la possibilité de prendre des décisions qui reposent sur de réelles données sont disponibles. Et elles sont (peut-être) déjà chez vous ! Nous pouvons structurer des tableaux de bords avec des indicateurs critiques pour votre entreprise. Vous aurez ainsi la possibilité d’agir rapidement, de mettre vos efforts et vos fonds à la bonne place et de travailler de façon proactive !

Ressources humaines et enquêtes de harcèlement.

SEVERINE PALADINI

Consultante Ressources humaines et Relations de travail

Severine Paladini est membre de l’Ordre des Conseillers en Ressources Humaines Agréés et titulaire d’un baccalauréat en Relations Industrielles de l’Université Laval à Québec. Elle poursuit actuellement le programme de 2ème cycle en Prévention et Règlement des Différends à l’Université de Sherbrooke.

Depuis plus de 10 ans maintenant, elle a occupé des postes de généraliste en ressources humaines et en relations de travail pour de moyennes et grandes entreprises de juridiction provinciale ou fédérale dans les secteurs des technologies de l’information, du transport ou du domaine bancaire. Elle a également eu à conseiller de petites organisations.